إدارة الاجتماعات

 تناول المقال الحالي مهارة إدارة الاجتماعات وأهداف الاجتماعات والصعوبات التي تواجه الاجتماعات وتخطيط الاجتماع

 أصبحت مهارة إدارة الاجتماعات جزءاً من حياة الإنسان المعاصر في مكان العمل ولا يمكن تصوير بيئة عمل فاعلة ومنتجة بدون سيرها علي عجلة مهارة إدارة الاجتماعات حيث تعتبر الاجتماعات من الأمور المألوفة في المجتمعات الحديثة.

    تسعى الاجتماعات إلي تحقيق الأهداف والطموحات المرجوة تحقيقها ومنها  تدريب العاملين بالمؤسسة التربوية علي النظام والتعاون، وتنظيم العمل التربوي وتجويده لتحقيق الأهداف العليا والالتزام بأساليب البحث العلمي، ويعد وسيلة من وسائل الاتصال الفعال لنجاح العلاقات الإنسانية، وتحقيق أكبر قدر ممكن من إحراز النجاح المخطط له مسبقاً لصواب اتخاذ القرار، وجعل المجتمعات وسيلة فعالة لتنظيم العمل وتوزيعه بطريقة شاملة وسهله التحقيق، وتعلم القيادة الناجحة مهارة إدارة الاجتماعات، وتتيح القدرة علي الاستفادة من خبرات المشاركين، والتحضير المسبق مع وضع الأهداف وتحديد المكان والزمن، ومتابعة النتائج علي الواقع وقياس الأثر، والاستفادة من الدراسات والبحوث التربوية المعاصرة.

    يشكو العديد من الأشخاص الذين يشاركون بانتظام في الاجتماعات من عدم فعالية هذه الاجتماعات، ويرجع ذلك إلي الابتعاد عن الموضوع، والإعداد السيئ، وأن تكون فعاليته موضع شك، وعدم الاستماع، وإسهاب المشاركين، وطول فترة الاجتماع، ونقص المشاركين.

عند عقد النية بالقيام لعقد اجتماع يجب إتباع ما يلي لضمان نجاح هذا الاجتماع:

أولاً: تحديد الأهداف:

    جميع الاجتماعات تتطلب تحديد الأهداف التي يجب أن تكون واضحة في البيان الافتتاحي لرئيس الاجتماع فهذا الأجراء البسيط يبين سبب عقد الاجتماع وعند أخذ الهدف في الاعتبار يتم توجيه جميع المناقشات والجهود إليه.

ثانياً: إعداد جدول الأعمال:

     لابد من وجود جدول أعمال يتم إعداده مسبقاً وإرساله إلي المشاركين قبل الاجتماع، فجدول الأعمال هو المخطط الذي يسير وفقه طرق الحفاظ على المناقشات لإيجاد أفضل الحلول تجاه ما يقابل عناصر الاجتماع من مواضيع تستوجب النقاش.

ثالثاً: اختيار المشاركين:

     مطلوب أدني عدد من المشاركين فالعدد الصغير يجذب الانتباه ويزيد من المساهمات وقد تحتاج للاتصال ببعض الأشخاص قبل الاجتماع وإبلاغهم بسبب عدم دعوتهم.

رابعاً: ضبط وقت الاجتماع:

    حاول الموازنة بين إضاعة الوقت وإرشاد المجموعة، أعط الوقت الكافي للمشاركة لتقديم مساهماتهم والشعور بالرضاء عن نتائج الاجتماع، ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد ووجه الأمور نحو وقت الانتهاء المعلن.

خامساً: ضبط الاجتماع:

1. - لابد من وجود قيادة وتوجيه فعال للحفاظ علي فاعلية الاجتماع.

2. - استخدام جدول الأعمال للحفاظ علي المناقشات ضمن الموضوع المحدد يشجع المشاركين غير النشطين.

3. - اضبط المشاركين الذين يحاولون السيطرة علي الاجتماع.

4. - حدد مسبقاً أفضل الإجراءات لتحقيق أهداف الاجتماع واستخدامها في الأوقات المناسبة.